Obwohl es mit To-do-Listen, Kanban-Boards und Produktivitäts-Apps heute gute Methoden für das Prioritätenmanagement gibt, scheitern diese in der Praxis oft. 

Dieses Essay stellt der gegenwärtigen Besessenheit um bloße Funktionalität eine überraschend zeitlose Perspektive entgegen: das Analyse-Raster des Marcus Tullius Cicero. 

Wer den Mut hat, über Listen hinauszudenken, entdeckt darin einen Kompass, der nicht nur Wirksamkeit steigert, sondern Sinn stiftet.

Man könnte fast meinen, wir hätten das Rad neu erfunden, wenn wir heute über Prioritätenmanagement sprechen. Aber eigentlich ist der Versuch, Zeit und Aufgaben zu bändigen, eine uralte Geschichte. Sie zieht sich wie ein roter Faden durch die Menschheit: von den Tontafeln der Babylonier über die streng getakteten Tagespläne in mittelalterlichen Klöstern bis hin zu unseren heutigen Kanban-Boards und Hochglanz-Apps. Ob wir nun die ABC-Analyse nutzen, die Eisenhower-Matrix bemühen oder uns an „Getting Things Done“ halten – im Kern ist es immer derselbe Reflex: Wir wollen alles erfassen, sortieren und dann bitte schön effizient abarbeiten.

Wie oft sieht unser Alltag so aus wie diese sauberen Modelle auf dem Papier? Meistens fühlen wir uns trotz bester Listen überfordert. Wir verlieren den Fokus und lassen uns von der nächsten „brennenden“ Mail durch den Tag treiben. 

Die Wissenschaft hat dafür sogar Begriffe: Wir erliegen dem „Urgency Effect“. Das heißt, wir stürzen uns auf alles, was eine kurze Frist hat, völlig egal, ob es uns eigentlich weiterbringt oder nur lästiges Grundrauschen ist. Und dann ist da noch die „Falle der kleinen Aufgaben“. Wir erledigen lieber zehn Belanglosigkeiten, um uns mit einem schnellen Haken auf der Liste zu belohnen, während das wirklich Wesentliche im Hintergrund liegen bleibt.

Hier kommt ein Philosoph ins Spiel, den man nicht unbedingt im Regal für Management-Literatur vermuten würde: Marcus Tullius Cicero († 43 v. Chr.). Er bietet etwas an, das vielen modernen Tools fehlt: Er trennt messerscharf zwischen dem, was gerade einfach nur „der Fall ist“, und dem, was „angemessen“ ist. Er gibt uns keine Checkliste, sondern einen Denkrahmen – seine Lehre von den Circumstantiae, den Umständen einer Situation.

Bevor wir also hektisch priorisieren, lädt Cicero uns ein erst einmal zu begreifen; einen Schritt zurückzutreten, einen Perspektivwechsel vorzunehmen und die Situation durch ein Raster von sieben Fragen zu betrachten.

Das Raster:

1. QUIS? – Wer?: Wer will hier eigentlich was von mir? Ist das eine Bitte, der ich mich nur aus Gewohnheit verpflichtet fühle, oder hat die Person die legitime Autorität, meine Zeit zu beanspruchen? Bin ich die richtige Adresse dafür? 
2. QUID? – Was?: Was ist der Kern der Sache? Erzeugt sie messbaren Wert – oder handelt es sich um administratives Rauschen?
3. CUR? – Warum?: Hier müssen wir ehrlich zu uns sein: Warum soll ich das tun? Dient es einem übergeordneten Ziel – oder nur der Beruhigung von Erwartungen oder Unsicherheit?
4. QUANDO? – Wann?: Wann ist der richtige Zeitpunkt? Ist die Dringlichkeit real oder konstruiert? Cicero verstand Zeit hier nicht nur als Termin, sondern als Occasio (Kairos) – die günstige Gelegenheit. Passt der Moment zur Aufgabe oder fragmentiert sie meine produktivsten Phasen?
5. UBI? – Wo?: In welchem Setting bearbeite ich die Aufgabe am besten? Erfordert sie Ruhe, Interaktion oder spezifische Rahmenbedingungen? Stehen diese zur Verfügung?
6. QUOMODO? – Wie?: Wie hoch sind Aufwand, Komplexität und innerer Widerstand? Was lässt sich schnell erledigen, was braucht fokussierte Zeitblöcke?
7. QUIBUS AUXILIIS? – Womit?: Welche Ressourcen, Tools oder Unterstützung stehen mir zur Verfügung? Kann ich delegieren oder effizienter gestalten?

Der Kompass für das Wesentliche

Das Raster macht deutlich: Schlechtes Prioritätenmanagement ist oft nichts anderes als ein Widerspruch zwischen unserem Handeln und unseren Haltungen und Werten.

Cicero gibt uns dafür zwei wunderbare Begriffe an die Hand: Honestum und Utile. Das Honestum ist das Vortreffliche, das Erstrebenswerte, das Verantwortbare: Handeln, das fair ist und Verantwortung übernimmt. Das Utile ist das bloß Nützliche, das, was sich kurzfristig auszahlt.

Die eigentliche Kunst, so zeigt uns Cicero, liegt darin zu erkennen, dass diese beiden keine Gegensätze sind. Ein Handeln, das nur auf den schnellen Nutzen schielt, aber die Integrität oder das Teamklima opfert, ist langfristig zum Scheitern verurteilt. Nachhaltige Nützlichkeit entsteht erst dort, wo wir verantwortungsvoll entscheiden.

Wenn wir also priorisieren, geht es um weit mehr als um Effizienz. Es geht um die soziale Reichweite unserer Entscheidungen. Im Arbeitsalltag – besonders in Teams und Organisationen. Kluge Priorisierung meint genau das. Den Blick immer auch mit auf:

• die gemeinsamen Ziele des Teams, des Projekts, der Organisation,
• die eigene Rolle und Verantwortung,
• die Menschen im Umfeld (z. B. wie meine Entscheidungen Arbeitsbelastung oder Motivation anderer berücksichtigen),
• die langfristige Wirkung (z. B. wie Prioritäten Vertrauen aufbauen oder Wissen erhalten).

Letztlich ist kluge Priorisierung eine Form von praktischer Klugheit, die uns hilft, im Dschungel der Anforderungen das Richtige vom bloß Dringlichen zu unterscheiden. Wer diesen Kompass nutzt, steigert nicht nur seine Leistung. Er fördert eine Kultur, in der Priorisierungen nicht nur funktionieren, sondern Sinn stiften – für sich selbst, das Team, das Projekt und das Umfeld.

Literatur:

Cicero, Marcus Tullius, De Inventione. De Optimo Genere Oratorum. Topica. Übersetzt von Harry Mortimer Hubbell. Loeb Classical Library 386. Cambridge, MA: Harvard University Press / London: William Heinemann, 1949, 1, 24-28. Schmidt-Biggemann, W., Topica Universalis: Eine Modellgeschichte humanistischer und barocker Wissenschaft, Meiner Verlag, Hamburg 1993. Rusou Z, Amar M, Ayal S., The psychology of task management: The smaller tasks trap. Judgment and Decision Making. 2020;15(4):586-599. Small, M.W., Business Practice, Ethics and the Philosophy of Morals in the Rome of Marcus Tullius Cicero. J Bus Ethics 115, 341–350 (2013).

Cicero, Marcus Tullius. De Officiis. Übersetzt von Walter Miller. Loeb Classical Library 30. Cambridge, MA: Harvard University Press / London: William Heinemann, 1913.
Honestum: Buch I/Utile Buch II; Tsouni G,. Conflict of Duties in Cicero’s De Officiis. In: Woolf R, Hg.) Cicero’s ‘De Officiis’: A Critical Guide. Cambridge Critical Guides. Cambridge University Press; 2023:42-60.

Abb.: www. pixabay.com - gemeinfrei